באנגלית ישנו ביטוי האומר כי Cash is King. מבלי שנדון בנכונות האמרה, אין ספק כי המזומנים הם החמצן שמאפשר את הפעילות התקינה של העסק. לפיכך, ניהול תזרים מזומנים הוא אחד המפתחות החשובים ביותר להצלחה או כשלון עסק.

קיימים מצבים בו עסק מראה רווחיות אך בשל מצוקת תזרים יהפוך העסק לחדל פירעון וייסגר. הסיבה הרווחת למצוקת תזרים מקורה באי התאמה בין מועדי פירעון תשלומים לבין מועד גביית תקבולים.

ניהול תזרים מזומנים מסודר מאפשר לבעל העסק לקבל מידע אמיתי ועדכני על זרם התקבולים והתשלומים של העסק בטווח הקרוב והרחוק. באמצעות כלי ניהולי זה, מסוגל בעל העסק להעריך מתי ואם צפוי להיות תזרים מזומנים שלילי או חיובי ומתי ואם צפויה להיות חריגה ממסגרת האשראי המאושרת בבנק או לחילופין, יתרת זכות גדולה.

יש להבדיל באופן ברור בין הכנסות העסק לבין התקבולים ובין ההוצאות בעסק לבין התשלומים. בעוד שאת ההכנסות וההוצאות אנו עשויים לראות בדוח רווח והפסד, את התקבולים והתשלומים נוכל "להרגיש" בחשבון הבנק של העסק. תזרים המזומנים הוא למעשה זרם התשלומים והתקבולים של העסק בתקופה כלשהי ולו עלולה להיות השפעה קריטית על תפקוד העסק באופן שוטף. עודף של תשלומים על תקבולים עשוי לגרום למחסור במזומנים בעסק ומחסור זה עשוי, במקרים מסוימים, לשתק את פעילות העסק.

הזנה עקבית וחיזוי מדויק ככל האפשר יאפשרו להיערך לתקופות בעייתיות ולמנוע תקלות. הערכות מראש תאפשר הערכות למימון ואשראי ותמנע תקלות כדוגמת אי כיבוד תשלומים ע"י הבנק.

ניהול נכון של הכספים מאפשר לבעל העסק לתכנן את פריסת התשלומים כך שבמועדי פירעונם לא ייגרר העסק ליתרות חובה בלתי רצויות.

כלי ניהולי זה מאפשר שליטה ובקרה של בעל העסק על נושא המזומנים בקופת העסק ובחשבון הבנק. שליטה ובקרה זו גם מאפשרים, בעיתות קשיי נזילות, לפנות בעוד מועד לבנק ולהסדיר את גובה האשראי לתקופה הבעייתית. בעל עסק המפגין בקיאות במצב הכספי בפני הבנקאי שלו ומנהל סניף הבנק ומתריע מבעוד מועד על חריגות צפויות ממסגרת האשראי עשוי למצוא אוזן קשבת היות והבנק מייחס חשיבות רבה לדוח תזרים המזומנים של החברה. לא פעם הבנק מסתמך על דוח התזרים שמציגה לו החברה (מראש) ונענה לבקשת אשראי. עם זאת, ישנם מקרים בהם בשל חוסר המהימנות של דוח התזרים נמנע הבנק מלסייע ולהעמיד אשראי לחברה.

בקשה של בנקאי כי יציגו לו את תחזית תזרים מזומנים הולכת ונעשית נפוצה יותר. חוסר יכולת לספק דוח זה עלולה לגרור תהיות אצל הבנק בקשר לעסק ויכולות הניהול של בעליו.הכנת תזרים המזומנים אינה דבר מסובך כלל. שמירה ועדכון שוטף של תזרים המזומנים פשוטים עוד יותר.

אין זמן בו הכסף יותר חיוני מאשר זמנים קשים. בזמנים טובים, עסקים נוטים להתרשל בניהול התזרים שלהם, במיוחד כששיעורי הריבית נמוכים ויש לעסק אשראי. זהו הזמן המתאים ביותר לשפר את תזרים המזומנים ע"י שיפור הרווחיות, תיפעול יעיל וניהול יעיל של הכסף.

עסקים שפועלים כעת לשיפור תזרים המזומנים שלהם יהיו בעמדה טובה יותר לחזות את השפל הבא. וחשוב יותר, עסקים אלו יכולים לנצל הזדמנויות, לעומת עסקים שלא היו שקולים ופרואקטיבים כמוהם.